Erfolgreiche Veranstaltungsplanung in 4 Phasen.
Die Planung von Veranstaltungen ist ein fester Bestandteil meiner Arbeit als Social-Media-Managerin und Marketingberaterin. Neben der Planung von Veranstaltungen für meine Kunden, organisiere ich eigene Veranstaltungen und bin Teil eines Teams, das aktuell ein großes Veranstaltungsformat auf die Beine stellt.
Ich bin fest davon überzeugt, dass eine Veranstaltung nur dann erfolgreich sein kann, wenn sie im Vorfeld gut organisiert und geplant ist!
4 Phasen der Veranstaltungsplanung
PLANUNG:
Lege die Eckdaten mit Hilfe der W-Fragen fest:
Warum planst Du die Veranstaltung?
Welches Format soll die Veranstaltung haben?
Wann findet die Veranstaltung statt?
Wie viele Personen sollen an der Veranstaltung teilnehmen?
Wo findet die Veranstaltung statt?
Sind die Eckdaten abgesteckt, so kümmere Dich um die organisatorischen Details.
Verpflegung vor Ort:
Gibt es ein Catering vor Ort oder musst Du einen Caterer beauftragen? Wenn ja, welches Catering passt zu Deinem Format und was kostet es?
Beteiligte:
Je nach Format der Veranstaltung kann es notwendig sein, Dienstleister einzubinden. Dies können Referenten, Fotografen, Musiker oder Aussteller sein.
Zielgruppe:
Für wen ist meine Veranstaltung interessant? Wo findest Du die Menschen, die Du ansprechen möchtest?
Die richtige Plattform:
Wähle nach der Zielgruppendefinition den richtigen Vertriebsweg und entscheide Dich für relevante analoge Kanäle sowie Online- und Social-Media-Plattformen zur Verbreitung Deiner Veranstaltung.
Preiskalkulation:
Sind diese Planungen abgeschlossen, so entscheide Dich spätestens jetzt für einen Ticketpreis und überlege mir, ob Du eventuell einen Early-Bird-Preis anbietest, um eine schnelle Entscheidung der Interessenten zu forcieren.
VERÖFFENTLICHUNG:
Starte den Ticketverkauf mit der Software meiner Wahl. Ich nutze die Möglichkeiten von Eventbrite für meine Veranstaltungen. Es gibt jedoch noch viele weitere Möglichkeiten. Schau Dich um und treffe Deine persönliche Entscheidung!
Abhängig von der Wahl der relevanten Plattformen, hast Du verschiedene Möglichkeiten, Deine Veranstaltungen zu teilen.
Erstelle eine Veranstaltung auf Facebook, verlinke auf die entsprechende Veranstaltungssoftware oder hinterlasse Deine Informationen zum Ticketkauf (E-Mail-Adresse oder WhatsApp zum Beispiel), markiere Mitveranstalter, lade Freunde/Interessierte ein und teile diese Veranstaltung auf allen möglichen Wegen der Meta-Group (Facebook, Instagram oder Whatsapp)
Die Möglichkeiten für Veranstaltungen sind auf Instagram sehr begrenzt. Über den Link in der Bio kannst Du einen Link zu Deiner Veranstaltung hinterlegen. Wichtig ist, dass Du in Deinen Beiträgen, Reels und Stories immer wieder auf meine Veranstaltung und den Link in der Bio hinweise.
Ähnlich wie auf Facebook hast Du auch bei LinkedIn die Möglichkeit, eine Veranstaltung mit dem entsprechenden Link zur Veranstaltung und den relevanten Informationen zu veröffentlichen. Du kannst Freunde/Interessierte einladen und die Veranstaltung teilen.
Sonstiges
Ziehe je nach Veranstaltung analoge Wege in Betracht. Bei langfristig geplanten Veranstaltungen kann ein Flyer sinnvoll sein. Ist es ratsam, die Presse zu kontaktieren oder Werbung im Radio zu machen?
Nicht zuletzt bietet auch Google My Business die Möglichkeit Deine Veranstaltung zu teilen.
TAG DER VERANSTALTUNG:
Der Tag der Veranstaltung ist da. Die Planung ist abgeschlossen, Du kennst die Anzahl der verkauften Tickets und weißt, wie viele Gäste Du erwartest. Kläre die letzten Details mit den beteiligten Dienstleistern und entscheide, wer Impressionen von der Veranstaltung sammelt, während der Veranstaltung auf den Social-Media-Kanälen postet und für die Nachbereitung zur Verfügung steht. Es kann losgehen!
NACH DER VERANSTALTUNG:
Veröffentliche Eindrücke der Veranstaltung, lasse Teilnehmer/Referenten zu Wort kommen und teile Erfahrungen. Wenn Du in Zukunft weitere Veranstaltungen dieser Art organisierst, weise in der Nachbereitung auf kommende Veranstaltungen hin.
Sollte es Kritik an Deiner Veranstaltung geben, so gehe konstruktiv darauf ein und nutze die Chance, zukünftige Veranstaltungen diesbezüglich zu optimieren.
Planst Du eine Veranstaltung und weißt nicht genau, wie Du vorgehen sollst. Ich stehe Dir gerne mit Rat und Tat zur Seite.
