„Nicole, wie schaffst du es, jedes Mal deine Veranstaltungen zu füllen und immer wieder neue Menschen zu erreichen?“ Diese Frage stellte mir neulich eine treue Besucherin meiner Veranstaltungen. Mich hat das inspiriert, meinen persönlichen Workflow mit euch zu teilen!
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Die Organisation von Veranstaltungen ist für mich mehr als nur ein Job, sie ist eine echte Leidenschaft geworden.
Die Initialzündung: Ein unvergessliches Abitreffen
Das fing schon früh an: 2017 habe ich mit einer Schulfreundin unser 30-jähriges Abitreffen organisiert. Wir saßen vor vergilbtem, leicht angeknittertem Papier und haben 120 Abiturienten aus dem Jahrgang 1987 identifiziert. Eine echte Detektivarbeit! Dank Digitalisierung und Vernetzung, die damals natürlich noch nicht das aktuelle Level erreicht hatte, haben wir es tatsächlich geschafft, die meisten unserer Klassenkameraden aufzuspüren. Im Oktober trafen sich dann 90 Abiturienten und sogar einige Lehrer nach 30 Jahren in Oberhausen. Dieser Abend war unglaublich und manch einer hat an diesem Abend mehr Worte mit seinem Gegenüber gewechselt als während der gesamten Schulzeit. Ein großartiges, wertschätzendes Wiedersehen, das mir bis heute Gänsehaut macht und unvergessen bleibt
Mehr als ein Ehrenamt: Events und Community-Aufbau für einen Frauenverband
Seit 2021 bin ich im Vorstand der Schöne Aussichten, einem tollen Verband selbständiger Frauen. Unter anderem kümmere ich mich um die Social Media Kanäle. Die Planung und Organisation unserer monatlichen Veranstaltungen gehört somit fest zu meinen Aufgaben. Unser Ziel ist es, bei den Veranstaltungen nicht nur unsere Verbandsfrauen anzusprechen, sondern gezielt auch interessierte selbständige Frauen außerhalb unseres direkten Kreises zu erreichen. Das schaffen wir! Es ist eine riesige Freude zu sehen, wie unser Verband wächst und wir immer wieder neues Interesse wecken.
Menschen verbinden, Region stärken: Unsere Netzwerktreffen
Und diese Begeisterung für das Zusammenbringen von Menschen hat sich weiterentwickelt! Seit 2023 organisiere ich gemeinsam mit Birgit Seidel, einer geschätzten Businessfotografin und Netzwerkpartnerin aus Oberhausen, regelmäßig Netzwerktreffen in den Städten Mülheim, Oberhausen und Duisburg. Diese Treffen erfreuen sich großer Beliebtheit und sind eine tolle Bestätigung! Jährlich kommen wir mit engagierten Unternehmen aus der Region in jeweils allen drei Städten zusammen. Das Besondere: Wir treffen uns immer in wechselnden Lokalitäten. Damit wollen wir ganz bewusst auch die vielfältige, örtliche Gastronomie unterstützen und ihr eine Bühne geben. Es ist einfach schön zu sehen, wie diese Runden wachsen und welche wertvollen Verbindungen dort entstehen.
"Ein Ziel ohne Plan ist nur ein Wunsch"
„Wie kann auch mir das gelingen?“, fragt ihr euch jetzt sicher. Mein Geheimnis ist ein Workflow, den ich über die Jahre perfektioniert habe und der für mich einfach wunderbar funktioniert.
Schritt 1: Eventbrite – Dein digitaler Dreh- und Angelpunkt
Alles beginnt mit einer soliden Basis. Für mich ist das Eventbrite. Dieses Veranstaltungstool ist einfach Gold wert. Hier hinterlege ich:
➡️Alle Veranstaltungsdetails: Was, wann, wo? Was erwartet die Teilnehmerinnen? Je genauer und ansprechender die Beschreibung, desto besser.
➡️Ticketmanagement: Egal ob kostenlos oder kostenpflichtig – hier lege ich die Ticketanzahl fest.
➡️Regularien für kostenpflichtige Tickets: Bei kostenpflichtigen Tickets ist es superwichtig, alles korrekt zu hinterlegen, wie Steuernummer und Rechnungsoptionen. Das schafft Vertrauen und Professionalität.
Sobald die Veranstaltung erstellt ist, spuckt Eventbrite mir einen einzigen, magischen Link aus. Dieser Link ist mein ständiger Begleiter für die gesamte Online-Promotion.
Schritt 2: Die Kunst des Teilens – So bespiele ich die Social Media Kanäle
Mit dem Eventbrite-Link in der Hand geht’s ans Teilen. Hier ist meine Strategie für maximale Sichtbarkeit:
✅Google My Business: Oft unterschätzt, aber so wichtig für die lokale Sichtbarkeit! Ich erstelle einen Beitrag oder eine Veranstaltung direkt in unserem Google My Business Profil. Wer lokal nach Inspiration oder Netzwerken sucht, stolpert so über uns.
✅Facebook-Veranstaltung: Der Klassiker, der immer noch zieht. Ich erstelle eine eigene Facebook-Veranstaltung und packe den Eventbrite-Link direkt prominent in die Beschreibung. Das Tolle: Teilnehmer können ihr Interesse bekunden, zusagen und die Veranstaltung leicht mit ihrem Netzwerk teilen. Hier kann ich auch gezielt Personen einladen oder die veranstalung in Gruppen teilen, für die das Event relevant sein könnte.
✅LinkedIn-Veranstaltung: Fürs Business-Publikum unverzichtbar! Auch hier erstelle ich eine separate Veranstaltung mit dem Eventbrite-Link. LinkedIn ist perfekt, um gezielt Fachleute, Selbstständige und potenzielle Kooperationspartnerinnen zu erreichen.
✅Instagram – Visuelle Verführung:
- Link in der Bio: Der „heilige Gral“ auf Instagram! Da man in Posts keine klickbaren Links setzen kann, kommt der Eventbrite-Link (oder ein Linktree-Link, der dorthin führt) in unsere Bio.
- Feed-Beitrag: Ich erstelle einen ansprechenden Post (Bild oder kurzes Video/Reel), der neugierig macht und die wichtigsten Infos anteasert. Der Call-to-Action ist dann immer: „Link zur Anmeldung in der Bio!“.
- Instagram-Story: Mein absoluter Favorit für schnelle, dynamische Hinweise! Hier kann ich den Link-Sticker direkt zur Eventbrite-Seite setzen. Die Countdown-Funktion ist genial: Follower können den Countdown speichern und werden erinnert. Ich nutze Stories auch für kleine „Behind the Scenes“-Einblicke oder um Speaker vorzustellen.
- ✅Newsletter (wenn vorhanden): Eure treuesten Fans erreicht ihr oft am besten direkt. Wer einen Newsletter hat, sollte die Veranstaltung dort unbedingt prominent platzieren. Hier könnt ihr auch etwas ausführlicher werden und den Mehrwert besonders hervorheben.
Schritt 3: Weitere digitale Multiplikatoren
✅Meetup: Eine tolle Plattform, um Menschen mit spezifischen Interessen zu finden. Wenn es passende Meetup-Gruppen gibt, kann man dort seine Veranstaltung teilen oder selbst eine Gruppe gründen.
✅WhatsApp-Status: Ja, auch das! Ein kurzer Hinweis im Status mit einem Screenshot oder dem direkten Link erreicht euer persönliches Netzwerk oft sehr effektiv.
✅Direktansprache: Scheut euch nicht, interessante Kontakte über andere Messengerdienste (XING, Facebook Messenger etc.) oder die Nachrichtenfunktion der Social Media Accounts direkt und persönlich auf eure Veranstaltung hinzuweisen – natürlich nur, wenn es wirklich passt und nicht spammy wirkt!
Schritt 4: Die persönliche Note – Analoges Marketing nicht vergessen!
Nach all der digitalen Power werde ich auch „offline“ aktiv. Ich bin überzeugt: Nichts ersetzt das persönliche Gespräch!
Ich nutze mein Netzwerk, spreche mit Menschen bei anderen Gelegenheiten, erzähle begeistert von unseren kommenden Veranstaltungen und erinnere sie auch mal ganz charmant an den Ticketkauf. Diese persönliche Verbindung ist oft das Zünglein an der Waage.
Das A und O: Dranbleiben!
Das ist vielleicht der wichtigste Tipp von allen. Es reicht nicht, eine Veranstaltung einmal anzukündigen. Bleibt dran! Postet regelmäßig Updates, erinnert an den nahenden Termin, teilt vielleicht schon erste positive Rückmeldungen. Kontinuität ist der Schlüssel.
Auf diese Art und Weise habe ich schon unzählige Veranstaltungen gefüllt und immer wieder neue, spannende Menschen für unsere Sache begeistern können.
Wenn’s mal richtig groß werden soll: Zusätzliche Booster
Für besonders große Events oder wenn man ein ganz neues Publikum erschließen will, lohnt es sich, noch ein paar weitere Kanäle in Betracht zu ziehen:
➡️Print-Medien: Ja, auch Flyer oder kleine Anzeigen in lokalen Magazinen können, je nach Zielgruppe, noch ihre Wirkung haben.
➡️Presseartikel: Eine gut formulierte Pressemitteilung an lokale Medien oder Fachmagazine kann für tolle kostenlose Publicity sorgen.
➡️Bezahlte Werbekampagnen: Gezielte Anzeigen auf Facebook, Instagram oder Google können die Reichweite signifikant erhöhen und helfen, genau die richtigen Leute zu erreichen.
➡️Kooperationen: Sucht euch Partner! Andere Netzwerke, passende Unternehmen oder Influencer, die eure Veranstaltung bei ihrer Community bewerben.
Puh, das war jetzt ein ganzer Schwung an Infos! Aber ich hoffe, es gibt euch einen guten Einblick, wie ich meine Event-Organisation angehe. Es ist eine Mischung aus System, Kreativität und ganz viel Herzblut.
Fazit:
Von der ersten Idee und der Erstellung auf Eventbrite bis zum persönlichen Gespräch. Mein System für volle Veranstaltungenhat sich bewährt. Mit strategischer Planung, konsequenter Promotion und einer guten Portion Begeisterung kannst auch du deine Events füllen und dein Netzwerk erweitern. Trau dich, sei kreativ und bleib dran!
